Fuar sonrası takip: e-posta örnekleri ve fuarın getirisini ölçmek

Fuar bittiğinde iş daha yeni başlar. Stantta yapılan iyi bir görüşme, birkaç gün içinde takip edilmezse unutulur. Fuardan gerçekten iş çıkaran firmalar, genellikle takibi fuardan önce planlayan firmalardır.

Bu yazıda fuardan sonraki ilk 48 saati, teklif takibini ve 4 hafta sonra fuarın getirisini nasıl ölçeceğinizi anlatıyoruz. Hazırlık aşaması için fuar hazırlık kontrol listemize bakabilirsiniz.

İlk gün: notları sıralayın

• Görüşme notlarını aynı akşam toparlayın: kişi, firma, ilgi alanı, verilen söz, sonraki adım.
• Her görüşmeyi sıcak (somut talep var), ılık (ilgi var, zamanlama belirsiz) ve soğuk (genel tanışma) diye işaretleyin.
• Söz verdiğiniz her şeye (teklif, numune, katalog) bir tarih ve sorumlu kişi atayın.

İlk 48 saat: teşekkür e-postası

Teşekkür e-postası kişisel olmalı: görüşmeden bir ayrıntı, verilen sözün tarihi ve tek bir net sonraki adım. Toplu bülten gibi görünen e-postalar çoğu zaman okunmaz.

1–2 hafta: teklif ve takip

• Sözünüzü tutun: Teklifi söylediğiniz tarihte gönderin. Gecikecekse önceden haber verin.
• Her takipte yeni bir şey ekleyin: Bir referans projesi, kısa bir video, sertifika veya alıcının sorduğu bir sorunun cevabı. Sadece “Teklifimizi incelediniz mi?” diye sormayın.
• Kanal seçin: İlk takip e-postayla, ikincisi LinkedIn mesajı veya telefonla olabilir. Alıcının tercih ettiği kanalı not edin.

4 hafta sonra: fuarın getirisini ölçün

Fuarın değerini his yerine rakamla değerlendirin. Basit bir tabloda şunları toplayın:

1. Toplam fuar maliyeti: stant alanı, stant kurulumu, materyal, video, seyahat, konaklama ve ekip zamanı.
2. Görüşme sayısı ve bunların kaçının sıcak, ılık, soğuk olduğu.
3. Gönderilen teklif sayısı ve toplam teklif tutarı.
4. Kazanılan işler ve bunlardan elde edilen brüt kâr (bazı işler aylar sonra gelir; tabloyu 6 ve 12 ayda güncelleyin).
5. Görüşme başına maliyet: toplam maliyet ÷ görüşme sayısı.

Basit getiri hesabı: (fuara bağlanan işlerden brüt kâr − toplam fuar maliyeti) ÷ toplam fuar maliyeti. Sonuç sıfırın üzerindeyse fuar kendini ödemiş demektir. Uzun satış döngüsü olan sektörlerde ilk 4 haftadaki rakam, nihai sonucun sadece başlangıcıdır.

Fuarların markanız için doğru kanal olup olmadığını tartıştığımız “Fuarlar hâlâ değer mi?” yazısına ve Hollandalı alıcılarla iletişim için iletişim rehberimize de bakabilirsiniz.

Edda Creative bu konuda ne yapar?

Amsterdam ve Ankara ekibimizle fuar öncesinde mesajı ve materyali hazırlıyor, fuar sonrası için e-posta metinlerini, LinkedIn paylaşımlarını, fuar videosunu ve teşekkür içeriklerini planlıyoruz. Görüşmeler, teklifler ve müşteri ilişkisi sizin ekibinizde kalır; biz takip iletişiminizin doğru mesajla ve zamanında yapılmasına yardımcı oluruz.

Bir sonraki fuarınızı konuşmak isterseniz projenizi kısaca anlatan bir e-postayla info@eddacreative.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Fuar sonrası teşekkür e-postası ne zaman gönderilmeli?

İlk 48 saat içinde. Görüşmeden kişisel bir ayrıntı, verdiğiniz sözün tarihi ve tek bir net sonraki adım ekleyin.

Fuar sonrası alıcıyı kaç kez takip etmeliyim?

Kesin bir sayı yok; önemli olan her takipte yeni bir bilgi veya cevap sunmak. Alıcı açıkça ilgilenmediğini söylerse nazikçe kapatın.

Fuarın getirisini nasıl hesaplarım?

(Fuara bağlanan işlerden brüt kâr − toplam fuar maliyeti) ÷ toplam fuar maliyeti. Uzun satış döngülerinde hesabı 6 ve 12 ayda güncelleyin.

Fuar sonrası LinkedIn’de ne paylaşmalıyım?

Fuardan birkaç fotoğraf veya kısa video, öğrendiğiniz bir şey ve görüştüğünüz kişilere teşekkür. Paylaşımı birkaç haftaya yayın.