Yurt dışı fuar hazırlık kontrol listesi: 12 haftalık plan (PDF)

Bir fuarın sonucu, büyük ölçüde fuardan önceki 12 haftada belirlenir. Stant ne kadar iyi olursa olsun, net bir mesaj, ziyaretçinin dilinde materyal, önceden alınmış randevular ve fuar sonrası hızlı takip olmadan görüşmeler işe dönüşmez.

Bu kontrol listesini yurt dışında, özellikle Avrupa’da fuara katılan Türk firmaları için hazırladık. Stant inşasını değil, fuarın asıl değerini belirleyen işleri sıralıyor: hedef, mesaj, materyal, dil, randevu, ekip ve takip.

Kontrol listesini PDF olarak indirin ve ekibinizle paylaşın.

Adım adım fuar hazırlığı

12 hafta önce: hedef ve mesaj

• Fuardan ne istediğinizi yazın: kaç görüşme, hangi tür firmalar (distribütör, alıcı, ortak), hangi ülkeler.
• Hedef ziyaretçiyi tanımlayın ve onun için tek cümlelik bir mesaj yazın: ne sunuyorsunuz, neden farklı?
• Katılımcı listesini inceleyin; komşu stantları ve rakipleri not edin.
• Bütçeyi kalem kalem çıkarın: stant, materyal, video, seyahat, konaklama, fuar sonrası içerik.

8 hafta önce: materyal ve dil

• Ürün föyü, katalog ve sunumu fuarın ülkesine ve diline göre uyarlayın (Avrupa fuarlarında en az İngilizce; Hollanda, Almanya veya Fransa’daki fuarlarda o ülkenin dili artı değer sağlar).
• Stant görsellerini tasarlayın: uzaktan okunur tek başlık, az metin, net görsel.
• Kısa bir tanıtım videosu veya ekranda dönecek sessiz bir döngü (altyazılı) hazırlayın.
• Teknik verileri karar diline çevirin: geri ödeme süresi, kalite, sertifika, servis, teslim süresi.

4 hafta önce: randevu ve duyuru

• Görüşmek istediğiniz firmalara kişisel e-posta veya LinkedIn mesajıyla yazın; stant numarasını ve uygun saatleri ekleyin.
• Web sitenize ve e-posta imzanıza fuar bilgisini (salon, stant, tarih) ekleyin.
• LinkedIn’de fuar duyurusu yapın; ekibi ve göstereceğiniz ürünü tanıtın.
• Basın bülteni gerekiyorsa organizatörün basın odası takvimini kontrol edin.

1 hafta önce: ekip ve lojistik

• Ekibe brifing verin: kim neyi anlatacak, sık sorulan sorulara kısa cevaplar, fiyat soruları kime yönlendirilecek.
• Görüşme notları için basit bir form hazırlayın (ad, firma, ilgi, sonraki adım, tarih).
• QR kodların açıldığı sayfaları mobilde test edin.
• Kartvizit, föy, şarj aletleri, uzatma kablosu ve yedek materyali kontrol edin.

Fuar sırasında

• Her görüşmeyi aynı gün not edin; sıcak, ılık ve soğuk diye işaretleyin.
• Günde birkaç fotoğraf ve kısa video çekin; en az bir paylaşım yapın.
• Konferans oturumlarına ve panellere katılın; konuşmacılarla bağlantı kurun.

Fuar sonrası: ilk 48 saat ve 4 hafta

• İlk 48 saatte kişisel teşekkür e-postalarını gönderin; görüşmeye özel bir ayrıntı ekleyin.
• Teklif veya numune sözü verdiyseniz tarih verin ve o tarihe uyun.
• Fuar içeriklerini (fotoğraf, video, öğrendikleriniz) birkaç hafta boyunca paylaşın.
• 4 hafta sonra sonuçları ölçün: kaç görüşme, kaç teklif, maliyet; bir sonraki fuar için not alın.

En sık yapılan üç hata

• Herkese her şeyi anlatmak: Stant görselinde ürün listesi değil, tek bir net mesaj olmalı. Ayrıntılar föyde ve görüşmede.
• Materyali Türkçeden birebir çevirmek: Avrupalı alıcı farklı sorular sorar: sertifika, teslim süresi, servis, referans. Metni çevirmek yerine bu sorulara göre yeniden yazın.
• Fuardan sonra beklemek: İlk 48 saat kritik. Bir hafta sonra gönderilen teşekkür e-postası, rakiplerinizin çoktan gönderdiği e-postaların arasında kaybolur.

Hangi fuara katılacağınıza henüz karar vermediyseniz 2027 Hollanda fuar takvimimize ve fuarların markanız için gerçekten değer yaratıp yaratmadığını tartıştığımız “Fuarlar hâlâ değer mi?” yazımıza bakabilirsiniz. Türkiye’deki büyük fuarlar için IDEF 2027 ve EIF rehberlerimiz de hazır.

Edda Creative bu konuda ne yapar?

Amsterdam ve Ankara ekibimizle fuar öncesi mesajı ve konumlandırmayı netleştiriyor, Türkçe, İngilizce ve Hollandaca katalog, ürün föyü, sunum, tanıtım filmi ve stant görsellerini hazırlıyor ve fuar öncesi ve sonrası LinkedIn ve basın içeriklerini planlıyoruz. Stant inşası, fuardaki görüşmeler ve müşteri ilişkisi sizde kalır; biz markanızın doğru mesajla ve doğru dilde görünmesini sağlarız.

Bir sonraki fuarınızı konuşmak isterseniz projenizi kısaca anlatan bir e-postayla info@eddacreative.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Fuar hazırlığına ne zaman başlamalıyım?

Stant yerini aylar önce ayırırsınız ama mesaj, materyal ve randevu hazırlığına en geç 12 hafta önce başlamak gerekir. Çeviri, baskı ve video için bu süre gerçekçidir.

Avrupa’daki fuarlarda hangi dilde materyal hazırlamalıyım?

En az İngilizce. Fuar Hollanda, Almanya veya Fransa’daysa o ülkenin dilinde kısa bir föy veya özet, yerel alıcılarla görüşmelerde fark yaratır.

Fuar sonrası takip ne zaman yapılmalı?

İlk 48 saat içinde kişisel bir teşekkür e-postası gönderin; teklif veya numune sözü verdiyseniz net bir tarih verin.

Kontrol listesinin PDF’ini nasıl indirebilirim?

Yazının başındaki bağlantıdan yazdırılabilir PDF sürümünü indirebilirsiniz.