Beurs voorbereiden: checklist en 12-wekenplan voor exposanten (pdf)

Wat een beurs oplevert, wordt grotendeels bepaald in de 12 weken ervoor. Hoe mooi de stand ook is: zonder heldere boodschap, materiaal in de taal van de bezoeker, vooraf geplande afspraken en snelle opvolging leveren gesprekken zelden zaken op.

Deze checklist is voor Nederlandse bedrijven die exposeren, in de Jaarbeurs, in Ahoy, in de RAI of op een beurs in het buitenland. De standbouw laten we buiten beschouwing; de lijst gaat over het werk dat het resultaat bepaalt: doel, boodschap, materiaal, taal, afspraken, team en opvolging.

Download de checklist als pdf en deel hem met uw team.

Stap voor stap naar de beurs

12 weken vooraf: doel en boodschap

• Schrijf op wat u van de beurs wilt: hoeveel gesprekken, met welk soort bedrijven (distributeurs, inkopers, partners), uit welke landen.
• Bepaal uw doelbezoeker en schrijf één zin voor hem of haar: wat biedt u en waarom is dat anders?
• Bekijk de exposantenlijst; noteer buurstands en concurrenten.
• Maak een begroting per post: stand, materiaal, video, reis, overnachting, content na de beurs.

8 weken vooraf: materiaal en taal

• Pas productsheets, brochures en presentaties aan het land en de taal van de beurs aan; Engels is het minimum en de lokale taal is een plus.
• Ontwerp de standvisuals: één kop die van ver leesbaar is, weinig tekst, een duidelijk beeld.
• Maak een korte bedrijfsvideo of een stille loop met ondertiteling voor het scherm op de stand.
• Vertaal technische gegevens naar beslistaal: terugverdientijd, kwaliteit, certificering, service, levertijd.

4 weken vooraf: afspraken en aankondiging

• Benader de bedrijven die u wilt spreken met een persoonlijke e-mail of LinkedIn-bericht, met uw standnummer en beschikbare tijden.
• Zet de beursgegevens (hal, stand, data) op uw website en in uw e-mailhandtekening.
• Kondig uw deelname aan op LinkedIn; stel het team en het product voor dat u laat zien.
• Plant u een persbericht, controleer dan de deadlines van de persafdeling van de organisator.

1 week vooraf: team en logistiek

• Brief het team: wie vertelt wat, korte antwoorden op veelgestelde vragen, wie prijsvragen beantwoordt.
• Maak een eenvoudig leadformulier (naam, bedrijf, interesse, volgende stap, datum).
• Test de pagina’s achter uw QR-codes op mobiel.
• Controleer visitekaartjes, folders, opladers, verlengsnoeren en reservemateriaal.

Tijdens de beurs

• Noteer elk gesprek dezelfde dag en markeer het als warm, lauw of koud.
• Maak elke dag een paar foto’s en korte video’s en plaats minstens één bericht.
• Bezoek lezingen en panels en leg contact met sprekers.

Na de beurs: de eerste 48 uur en 4 weken

• Stuur binnen 48 uur persoonlijke bedankmails met een detail uit uw gesprek.
• Hebt u een offerte of monster beloofd, noem dan een datum en houd u daaraan.
• Deel de weken erna content van de beurs (foto’s, video, inzichten).
• Meet na 4 weken de resultaten: gesprekken, offertes, kosten; maak notities voor de volgende beurs.

Drie veelgemaakte fouten

• Iedereen alles vertellen: op de standvisuals hoort één heldere boodschap, geen productlijst. Details horen in de folder en in het gesprek.
• Materiaal letterlijk vertalen: inkopers in een andere markt stellen andere vragen, over certificering, levertijd, service en referenties. Herschrijf voor die vragen in plaats van te vertalen.
• Wachten na de beurs: de eerste 48 uur tellen. Een bedankmail die een week later komt, verdwijnt tussen de mails die uw concurrenten al eerder stuurden.

Nog geen beurs gekozen? Bekijk onze beurskalender 2027 en ons artikel ‘Zijn beurzen nog de moeite waard?’. Exposeert u in Turkije, lees dan onze gidsen voor IDEF 2027 en EIF.

Wat doet Edda Creative?

Met ons team in Amsterdam en Ankara scherpen we uw boodschap en positionering voor de beurs aan, maken we brochures, productsheets, presentaties, bedrijfsfilms en standvisuals in het Nederlands, Engels en Turks, en plannen we LinkedIn- en persinhoud voor en na de beurs. We factureren vanuit Turkije. Bent u ondernemer in Nederland, dan staat er geen btw op onze factuur: de btw wordt naar u verlegd en u geeft die zelf aan in uw btw-aangifte (lees hoe dat werkt in marketing uitbesteden buiten de EU: btw verlegd). Standbouw, gesprekken op de beurs en klantrelaties blijven bij uw eigen team; wij zorgen dat uw merk met de juiste boodschap in de juiste taal zichtbaar is.

Wilt u uw volgende beurs bespreken? Mail een korte omschrijving van uw vraag naar info@eddacreative.com.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin ik met de voorbereiding van een beurs?

Standruimte boekt u maanden vooraf, maar begin uiterlijk 12 weken vooraf met boodschap, materiaal en afspraken. Dat is realistisch voor vertaling, drukwerk en video.

In welke taal maak ik mijn beursmateriaal?

Minstens in het Engels. Een korte folder of samenvatting in de taal van het beursland maakt verschil in gesprekken met lokale inkopers.

Wanneer volg ik beursleads op?

Stuur binnen 48 uur een persoonlijke bedankmail en noem een duidelijke datum als u een offerte of monster hebt beloofd.

Hoe krijg ik de checklist als pdf?

Via de link bovenaan dit artikel downloadt u de printbare pdf.