Eén vergadering, twee betekenissen: communicatie tussen Turkse en Nederlandse teams

De eerste vergadering van een internationale samenwerking verloopt meestal goed. Iedereen is beleefd en enthousiast. De problemen beginnen een paar weken later, als beide partijen merken dat ze uit dezelfde vergadering andere conclusies hebben getrokken. Ook als de gedeelde taal Engels is, kan dezelfde zin in twee culturen iets anders betekenen.

Als team dat tussen Türkiye en Nederland werkt, ervaren we dat verschil dagelijks. De observaties hieronder vatten samen wat we het vaakst tegenkomen in ons advies over interculturele communicatie.

Directheid is geen onbeleefdheid

In de Nederlandse zakelijke cultuur is openlijk tegenspreken een teken van respect. In de Turkse zakelijke cultuur wordt dezelfde tegenspraak vaak indirecter verwoord om de relatie te beschermen. Als de ene kant zegt “Dit gaat niet werken”, kan de andere kant persoonlijke kritiek horen; en omgekeerd wordt “Laten we erover nadenken” misschien niet als een duidelijk nee begrepen.

Waar valt de beslissing?

In Nederland worden beslissingen meestal in de vergadering genomen, in overleg en vastgelegd. In Türkiye wordt de beslissing vaak na de vergadering definitief, in een apart gesprek met degene die het mandaat heeft. Als geen van beide partijen dit weet, kunnen “We hebben het in de vergadering afgesproken” en “We hebben nog niet ingestemd” tegelijk waar zijn.

Tijd en planning

Voor een Nederlandse partner is de agenda het contract van de vergadering. Onderwerpen daarbuiten schuiven door naar de volgende keer. Voor de Turkse kant is een vergadering ook een moment om de relatie te versterken en nieuwe kansen te bespreken. Beide benaderingen hebben waarde; het gaat erom het doel van de vergadering vooraf samen vast te stellen.

Schriftelijke afspraken verbinden beide culturen

Het eenvoudigste en meest effectieve hulpmiddel is een korte schriftelijke samenvatting na elke vergadering: wat is besproken, wat is besloten, wie doet wat en wanneer. Zo worden indirect uitgesproken beslissingen zichtbaar en verliezen direct uitgesproken bezwaren hun persoonlijke lading.

Een gedeeld communicatiekader

Voor samenwerkingen op lange termijn raden we een communicatiekader aan dat beide partijen gebruiken: presentatietemplates, een lijst met gedeelde begrippen, beslis- en goedkeuringsprocessen en hoe de bedrijfstaal in beide markten wordt vertaald. Zo blijft de samenwerking gezond, los van individuele personen.

Het verschil kennen is het verschil beheersen

Culturele verschillen verdwijnen niet, maar zijn wel te beheersen. In ons werk op het gebied van internationale communicatie is het doel niet dat de ene partij de andere verandert, maar dat beide elkaar goed begrijpen. Een samenwerking die goed wordt begrepen, gaat sneller en houdt langer stand.

Samenwerken met Edda Creative: bekijk onze dienst Internationale Communicatie of neem contact op.